Behandling av personopplysninger hos Ikomm
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Ikomm som Behandlingsansvarlig samler inn og bruker personopplysninger i forhold til våre kunder, leverandører og besøkende på vår nettside.
Ikomm, ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret.
Formålet med behandlingen av personopplysninger er å overholde avtaler med våre kunder og leverandører samt gjeldende lover og regler
Personopplysninger på www.ikomm.no
Markedssjef har det daglige ansvaret for Ikomms behandlinger av personopplysninger på ikomm.no med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.
Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av behandlingsansvarlig. Det er kun Ikomm som har tilgang til opplysningene som samles inn.
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b. Følgende informasjonskapsler brukes hos ikomm.no:
Google Analytics
Informasjonskapselen på våre nettsider er fra Google Analytics (førsteparts cookie). Den er innstilt til å slettes automatisk etter 26 måneder hvis du ikke returnerer til nettstedet. Det er mulig å reservere seg mot all registrering i Google Analytics ved å installere et tillegg i nettleseren:
Google Analytics Opt-out Browser Add-on
Ikomm benytter analyseverktøyet Google Analytics for å studere trafikk, bruksmønstre og trender på nettsiden. Dataene som samles inn brukes for å optimalisere brukeropplevelsen og tilpasse innholdet på nettsiden. I henhold til Googles retningslinjer for bruk av Google Analytics samles det ikke inn personlig informasjon om brukerne. Dataene som samles inn lagres på Googles servere. Du kan lese mer om hvordan Google samler inn og beskytter data her. Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no)
Formålet med behandlingen
Vi behandler dine personlige data i den hensikt å administrere ditt kundeforhold hos oss når det gjelder levering av produkter, samt support og markedsføring av våre produkter og tjenester. Behandling og lagring av disse dataene er nødvendig for å kunne administrere ditt kundeforhold hos oss.
Cookies/informasjonskapsler
Vi benytter oss av informasjonskapsler for å forbedre opplevelsen av våre websider og for å kunne tilpasse informasjonen til deg som bruker. Informasjonskapsler er små tekstfiler som lagres lokalt på din datamaskin og som gjør oss i stand til å lagre ditt bruksmønster på sidene.
Det finnes to typer informasjonskapsler: (1) en permanent informasjonskapsel som lagres på den besøkendes datamaskin i en gitt tid, og (2) en “sesjons kapsel” som lagres kun under brukerens besøk på websidene. Sistnevnte slettes så snart man lukker nettleseren.
Informasjonskapsler behandles på grunnlag av ditt samtykke. Hvis du ikke godtar informasjonskapsler, kan du slå av informasjonskapsler i nettleserens sikkerhetsinnstillinger. Du kan også endre nettleserens innstillinger for å få et spørsmål hver gang et nettsted prøver å lagre en informasjonskapsel på datamaskinen. Gjennom nettleseren kan lagrede informasjonskapsler også slettes. Se nettleserens hjelpesider for mer informasjon. Videre kan du når som helst slette informasjonskapsler manuelt fra din datamaskin.
Merk at hvis du velger å ikke godta informasjonskapsler, kan funksjonaliteten på enkelte nettsteder bli begrenset.
Personopplysninger på Ikomms kundeportal og sakssystem
Ikomm tilbyr sakssystem og selvbetjeningsportal for å registrere og behandle kundehenvendelser. Vår servicedesk har det daglige ansvaret for Ikomms behandlinger av personopplysninger i vårt sakssystem med mindre annet er oppgitt under.
Personlige data som behandles
Det registreres ulike typer personopplysninger i saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsene.
Formålet med behandlingen
Vi behandler dine personlige data i den hensikt å administrere ditt kundeforhold hos oss ved supporthenvendelser og bestilling av tjenester. Vi registrere alle kundehenvendelser i systemet med knytning til den som har meldt inn et behov for bistand og hjelp. Dokumenter knyttet til sakene vil også lagres i saken. Avdelingsdirektører følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene til Ikomm. Behandling og lagring av disse dataene er nødvendig for å kunne administrere ditt kundeforhold hos oss.
Ikomm behandler personopplysninger for å oppfylle våre avtalte oppgaver iht våre driftsavtaler med våre kunder iht. personopplysningslov, forvaltningslov.
Spørreundersøkelser
IKOMM gjennomfører kundetilfredshets- og spørreundersøkelser hos våre kunder. Kundetilfredshetsundersøkelser blir gjort etter at en Bruker har vært i telefonisk kontakt med vårt Kundesenter, og etter at en supportsak har blitt lukket. Ikomm bruker tilbakemeldinger fra kundetilfredshetsundersøkelser i løpende forbedringsarbeid og vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål.
Anonyme undersøkelser
Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke Ikomm eller leverandør samle inn noe informasjon som kan kobles til deg.
Identifiserbare undersøkelser
Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan Ikomm identifisere de som har besvart undersøkelsen. Dette skjer blant annet i når kunden blir spurt om hvor fornøyde de er med løsningen av en sak.
Påmelding eksterne arrangementer i regi av IKOMM
IKOMM gjennomfører eksterne arrangementer til vår samhandlingsarena Arena 17. Persondataene vi samler inn i påmeldingsskjemaer til slike arrangement vil kunne bli brukt til eventuelle invitasjoner til oppfølgingsaktiviteter og andre relevante arrangement. Dataene vil ikke bli brukt til andre formål og vi vil ikke dele opplysningene med andre med mindre hver enkelt har gitt skriftlig samtykke til dette.
Kunde- og leverandøropplysninger
Ikomm behandler personopplysninger om kunder og leverandører for gjennomføring av våre kontraktsforpliktelser. Blant opplysningene som behandles er kontaktinformasjon om kunder og leverandører. Med kontaktinformasjon menes navn på kontaktperson, e-postadresse, telefonnummer og stillingstittel.
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personopplysningsloven § 8 a, b eller f (Artikkel 6(1)(b) – avtale). Personopplysningene lagres i en egen database og slettes 10 år etter avslutning av kundeforholdet.
E-post og telefon
Ikomm benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle selskapets lovpålagte oppgaver etter personopplysningsloven. Avdelingen der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling knyttes til den aktuelle saken. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling»).
Ikomms medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og jevnlig gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.
Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.
Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.
Telefonsamtaler til Ikomms hovednummer logges i vår skybaserte kontaktsenterløsning. Opplysninger som registreres er telefonnummer, tidspunkt for samtalen, lengden på samtalen og hvem som har svart den som ringer. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Etter en periode på 90 dager slettes komplett logg. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat i sakssystemet. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.
Informasjonssikkerhet
Ikomm er opptatt av informasjonssikkerhet og har etablert organisatoriske og tekniske sikkerhetstiltak basert på risikovurderinger, lovmessige krav, samt prinsipper, mål og policyer. Det er rolle- og tilgangsstyring i alle våre systemer og krav til innebygget personvern. Materiale som inneholder sensitiv informasjon er kryptert og ekstra sikret.
Informasjon om tiltakene og dokumentasjon av disse vil være tilgjengelig for kunder, Datatilsynet og Helsetilsynet på forespørsel.
Hvem vi deler dine opplysninger med
Vi benytter databehandlere som bistår oss med ulike prosesser i Ikomm. Disse databehandlerne vil i noen grad kunne få innsyn i ulike typer kategorier av personopplysninger.
Kategorier av databehandlere / leverandører er under:
-
Leverandører som bistår med fakturering
-
Leverandører som bistår med drift av ulike kjernesystemer, sakssystem, webshop
-
Leverandører som bistår med sikkerhet, f.eks. adgangskontrollsystemer
Hvordan lagres informasjonen?
Vi lagrer dine personlige data så lenge det er nødvendig for å kunne håndtere ditt kundeforhold hos oss. Om ditt kundeforhold av noen årsak opphører vil vi lagre navn, adresse, e-post adresse og telefon nummer i maksimum ett år ift historiske kjøp samt annen kommunikasjon.
Dine data vil lagres så lenge det er nødvendig, og i henhold til Norsk lov.
Om lagring av dine personlige data ikke lenger er nødvendig i forhold til ditt kundeforhold eller ikke lenger kan lagres i henhold til Norsk lov vil de bli anonymisert eller slettet.
Personopplysninger er lagret og sikret iht krav beskrevet i gjeldende personvernlovgivning og detaljerte opplysninger om dette finnes i vår protokoll over behandling av personopplysninger.
Utleveres opplysningene til tredjeparter?
Ikomm vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt i denne personvernerklæringen. Opplysninger utleveres ikke til 3. part.
Dine rettigheter
Personvernregelverket gir deg en rekke rettigheter knyttet til dine personopplysninger.
Selv om denne personvernerklæringen gir mye informasjon, kan du be om mer inngående informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg og du har rett til innsyn i dine personopplysninger. Dersom dine personopplysninger er feil, har du rett til å få dem rettet. Personopplysninger vi eventuelt ikke har grunnlag for å behandle, skal slettes og du kan kreve dette gjort om vi ikke har sørget for det på eget initiativ. Du kan be om at vi begrenser bruken av dine opplysninger. Du har rett til såkalt dataportabilitet og å be om at dine personopplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
Du kan motsette deg vår bruk av dine opplysninger. Du kan også motsette deg å være gjenstand for helt automatiserte individuelle avgjørelser av rettslig karakter. Hvis du mener at vi behandler dine personopplysninger uten rettslig grunnlag, kan du også klage til Datatilsynet, men vi anmoder deg om å kontakte oss slik at vi dels kan ta stilling til dine innvendinger og dels at vi kan oppklare eventuelle misforståelser.
Personvernregelverket har omfattende bestemmelser om ovennevnte og det kan gjelde unntak fra enkelte rettigheter. Dersom du ønsker å gjøre bruk av rettighetene, henvender du deg til oss, se kontaktdata nederst, og vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig, og normalt innen 30 dager.
Sletterutiner for personopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på Ikomms nettsider.
Personvernombud
Ikomm har personvernombud som bistår med veiledning slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket. Kontaktopplysninger Personvernombud
Arnfinn Bøe
Kvalitetssjef / Personvernombud
Fakkelgården, 2624 Lillehammer
Sentralbord: +47 61 05 06 05
Mobil: +47 92 46 87 73
Ønsker du innsyn, rette eller slette opplysninger fra Ikomms systemer så kontakter du Ikomm på post@ikomm.no